2010年10月6日 星期三

第6章 尋找、取代、排序與篩選資料

6-1尋找資料選任一欄客戶名稱,點選它

輸入要選找的資料屬性
使用萬用字元來尋找
可用 "*"(代表任何長度的字元) 及 "?"(代表一個中文字元或英文字元) 來代替

搶答時間:"哈利*波特"找的到,因"*"可當作空白字元。


6-2取代資料
在尋找區點選它
在視窗內輸入欲取代屬性



6-3排序資料
資料工作表設定排序:選取整欄按下遞增鈕或遞減鈕

篩選視窗設定排序:選取排序與篩選區的進階篩選
可按左圖來取消排序

6-4篩選資料
篩選就是將某些不符合條件的資料濾除,只顯示我們要的資料

套用或停用篩選功能按
依表單篩選裡Like可招出包括"?""*"等指定字串的資料。

實力評量
一、選擇題
1.資?論不能找到書,因為?代表一個字元。(4)

2.主鍵欄位做為紀錄的排序依據。(2)

3.按切換篩選能讓條件生效或失效。(1)

4.Access無法執行多欄位的篩選工作。(4)

5.使用一選取範圍篩選功能時,必須先找到一筆符合的紀錄。(2)

二、填充題
1.在資料表中,預設是以主鍵欄位的值作為排序的依據,若該欄位不存在,則以原始資料輸入順序來排序。

2.在使用萬用字元尋找目標時,"*" 式表示任何長度的字串,"?" 式表是一個中文字或英文字。

3.在利用篩選視窗設定多欄排序時,其排序依據的重要性是由到由左到右遞減。

4.(A)"Windows"
   (B)"十全書店"
   (C)"空白"

三、問答題
1.按下:篩選生效
   彈起:篩選失效
   灰色:無法篩選

2.尋找:資料很多的時候,能快速的找出某些特定紀錄。
   取代:自動將找到的資料取代成其他的值。

四、實作題

選取是否歸還欄,按篩選選取No
選取日期欄按遞增
2
3.點選下圖即可將所有的篩選條件清除

2010年10月5日 星期二

第5章 資料工作表的操作

5-1如何使用範例資料
設計檢視視窗:建立資料表欄位及相關屬性的設定。

5-2開啟"資料工作表檢視"的視窗
資料工作表檢視視窗:用來檢視編輯資料表的資料。
還有樞紐分析表檢視樞紐分析圖檢視共以上4種視窗。

搶答時間:1.設計檢視視窗可讓我們新增、修改及刪除欄位和其屬性。
                       資料工作表示窗可讓我們輸入資料。
                     2. 設定欄位屬性,必須在設計檢視視窗下操作。


5-3資料工作表視窗的基本操作
移動到指定的紀錄及欄位



藍色:到第一筆
綠色:直接輸入到第幾筆記錄
紅色:到下一筆
紫色:新增一筆記錄

利用滑鼠點選
只要在該筆記錄上按鈕,該筆記錄及成為"目前紀錄",且輸入焦點會出現在按下滑鼠的地方。

利用鍵盤按鍵
Tab或Enter:向右移動一個欄位
Shift+Tab:向左移動一個欄位
Ctrl+Page up:移到目前紀錄的第一個欄位
Ctrl+Page down:移到目前紀錄的最後一個欄位
Home:移到目前紀錄的第一個欄位
End:移到目前紀錄的最後一個欄位
Ctrl+Home:移到第一筆記錄的第一個欄位
Ctrl+End:移到最後一筆記錄的最後一個欄位

選取一、多筆記錄或多個欄位
出現箭號按住拉曳即可,修改則按住Shift以滑鼠在新範圍邊界按一下。

5-4在資料工作表中新增、更改予刪除資料
新增記錄
Ctrl+'(又稱同上鍵),即可將上一筆記錄同欄位中的值複製下來。
"*"符號代表可新增一筆記錄
新增或編輯時,可按ESC或復原鈕復原最近的修改。
刪除紀錄對自動編號不會有影響。


5-5資料工作表的進階操作
凍結欄位:選取一個或多個欄位,按常用頁次紀錄區中的其他鈕,拉下視窗執行凍結。
取消凍結欄位不會回到原位。


隱藏欄位:以滑鼠操作,將欄寬改為0。


執行隱藏欄命令:選取欄位,按常用頁次紀錄區中其他鈕,拉下視窗執行隱藏。

執行取消隱藏欄命令:常用頁次紀錄區中的其他鈕,拉下視窗執行取消隱藏欄。

實力評量:
一、選擇題
1.利用資料表設計檢視視窗來修改資料工作表的結構及相關屬性。(2)

 2.在資料工作表的列選器上,若該記錄標是為,則表示正在修改中,且尚未存檔。(1)

3.若目前資料中已經存在5筆記錄,其自動編號欄位的編號為1~5,當我們將第3筆記錄刪除後,在新增一筆記錄時,期編號為 6。(4)

4.在按下資料工作表的鈕,表示移動到第一筆記錄。(4)

5.若有3筆訂單,期第3筆訂單的書籍名稱與第2筆相同,我們可以利用 Ctrl+' 鍵快速將其內容複製下來。(3)

6.若將其一個欄位凍結後,在取消凍結,則該欄位的位置會保持在最左邊,但可移動。(3)

7.若希望某欄位在捲動資料工作表視窗時,能保持不動,可將該欄位設為凍結欄位。(2)

8.直接利用滑鼠在欄選取器的右邊界雙案,即可將該欄位調整為最適欄寬。(2)

二、填充題
1.在編輯資料的過程中,我們可隨時按 Esc 鍵來復原最近的修改。

2.將輸入焦點移置工作表中,按下 F2 鍵可選取整個欄位的內容,此時新輸入的資料會全部取代原來的資料;若只想修改部分的內容,可在按  F2鍵,將輸入由標移動到要修改的位置上做修改即可。

3.Access是以 bytes 為單位來儲存資料,所以每當修改完某個欄位的資料並移出輸入焦點時,該筆記錄會暫存在記憶體中。

4.當我們按紀錄區的其他鈕,執行"取消隱藏欄"命令,並如右圖設定後,請問哪些資料會被隱藏起來? 客戶名稱、單價、數量

三、問答題
1.被凍結的欄位將會被移到最左邊,而且當我們左右捲動欄位時,該欄位會永遠保持在做左邊的位置。

2.以滑鼠操作:用縮小欄寬的方式,將欄寬縮小為0。

執行"隱藏欄"命令:選取1或多個欄位,按常用頁次紀錄區中的其他鈕,拉下列視窗執行"隱藏欄"。

執行"取消隱藏欄"命令:按常用頁次紀錄區中的其他鈕,拉下列視窗在執行"取消隱藏欄",沒勾選的則表示會隱藏起起來。

四、實作題
1.利用同上鍵做出15筆資料
 2.將所有欄寬設為15


 將儲存格設定下陷,並將自型設定綠色

凍結客戶名稱及租借影片,同時將客戶地址及電話隱藏


取消所有凍結及隱藏欄位




 選取是否歸還欄位

選取11~13筆紀錄

按Delete一次刪除

2010年10月3日 星期日

第4章 建立資料表

4-1資料的種類
周遭存在了許多不同型態的資料,例如文字、圖形及數字..等等。在資料庫中異可儲存各種型態的資料,我們必須針對這些資料訂定各種"資料類型"。

文字:用來儲存文字資料,例如姓名、地址等。

備忘:備忘和文字類型鎖儲存資料內容相同,但備忘可用來儲存較長文字資料,最大可儲存65535個字元。

數字:用來儲存數值資料,依照型態及大小不同能分為7類。

日期/時間:用來儲存日期與時間隔式的資料。

貨幣:用來儲存貨幣數字,例如定金、單價等貨幣金哦。

自動編號:若該欄位設定為自動編號類型,當新增一筆記錄時,Access會自動在該欄位產生一個數字。

是/否:包含3組,"True/False"、"Yes/No"及"On/Off"。例如記錄客戶是否互款,用此類型。

OLE物件:可存放Windoes各類資料文件,例如圖片、聲音、動畫等。

超連結:用來存放超連結位址,用來連結存放文件或資訊的路徑。

查閱精靈:嚴格說,它並不是一種資料類型,而是方便輸入資料的一個功能。

附件:可讓您將Word、Excel、圖片等檔案已副見的放式存到Access資料庫中,滑鼠點選即可開啟該黨或存到其他地方。附件與OLE差別,一筆記錄只能存放一個OLE物件,而物件則無限制。

搶答時間:OLE物件

4-2使用設計簡視建立資料表

建立資料表

資料表設計


定義欄位類型


4-3設定資料表的欄位內容
設定某欄位內容時,會顯示該欄位的屬性。(該欄會以橘色表示)


修改日期屬性能,修改成自己要的顯示方式


修改"客戶名稱"及"書籍名稱"欄位的屬性

修改成可輸入199個中文字或英文字


修改輸入法模式改成"中文輸入模式"



修改"單價"欄的屬性

將之設為0,表示部要小數點


修改"數量"欄的屬性

改為整數


修改"是否付款"欄的屬性

輸入NO

4-4設定資料表的索引欄位
設定索引,分別將訂單編號、客戶名稱、書籍名稱三個欄位設定索引。

設定主鍵


搶答時間:索引和主鍵的區別在於主鍵那欄位有鑰匙圖示。

4-5更改資料表結構
移動欄位只需在該欄位按住滑鼠往下拉即可
插入新欄位

刪除欄位

4-6設定資料表的智慧標籤


實力評量

一、選擇題
1.若要在資料庫中新增一個欄位來儲存同學姓名,則該資料類型設定為文字。(2)

2.若數字資料介於-100~100之間,選擇數字類型用整數。(2)

3.若要加快資料搜尋及排序速度,我們可在經常蒐尋獲排序的欄上設定索引。(2)

4.一個主鍵最多包含10個欄位,而非20個。(3)

5.建立一個資料表,要在其中新增一個電子郵件欄位,當我們按該欄位時,會自動開啟郵件編輯器,則須設定超連結。(3)

6.若我們未設定資料表的排序,預設會依照主鍵來排列。

7.用來儲存產品定價的欄位,設定貨幣資料類型。(3)

8.若要將不相鄰的3個欄位設為主鍵,可利用"ctrl"。(2)

9.新增資料時,該欄位能由Access自動幫我們編號,則要設定自動編號的類型。(1)

10.將忽略Null的值設為"是",則代表索引會忽略該欄位的空值紀錄。(1)

二、填充題

1.在數字資料類型中,位元組佔 1 Byte,整數佔 2 Bytes 長整數佔 4 Bytes。

2.在資料表設計式窗中,若輸入焦點所在的欄位右方有向下的箭頭,我們可按下"Alt" + "下" 鍵來拉出列式窗,然後在利用上下方向鍵來移動到您要的項目。

3.在資料表中,若要將輸入焦點移到下一個欄位,可按 "Tab""Enter" 鍵來達成。

4.在日期欄位中,若我們希望不管使用者是輸入西曆或國曆的年代,在資料表上都能顯是為國曆,則將系統的月曆格式設定為中華民國曆

5.索引是一個系統搜尋或排列紀律的依據。

三、問答題
1.欄位中的每一個直都必須是"唯一"的(即不能重複)。
  在意義上要具有"代表性"。

2.一個資料表中可能多個欄位都具有不可重複的特性,我們一般只會挑選其中的一個做為主鍵。

第3章 資料庫物件的關係

3-1Access資料庫物件的關係
Access資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組等物件。
Access則是將所有的物件都存放在同一資料庫檔案中,因此我們稱之為"物件"而非檔案。

資料表是真正存放資料的地方,若想從資料表中一條件尋找資料,則須建立查詢;而要建立漂亮的查詢介面,就要設計表單,若要印列成資料,就要做成報表
至於巨集模組則是為了以上操作便利即增強功能。

3-2簡介Access的各種物件
資料表:將要儲存的資料,依照其性質的不同加以分類,即可在資料表中設定出各個欄位,區分為"姓名"、"性別"、"地址"...等欄位。

查詢:輸入我們要查詢的條件,在由系統從資料表中篩選出符合條件的資料。

表單:可是為日常使用的各種表格,主要提供一個較人性的操作介面。

報表:可整合資料,產生出有參考價值的資訊

巨集:一個或多個巨集指令的集合。藉由自行設計的介面,直接執行或開啟特定的輸入表單及資料表。

模組:可使用VBA程式語言來發展出架構更複雜、功能更強大的資料庫系統。

搶答時間:巨集:優點是易學易用、不必寫程式,所以非常適合一般使用者使用。
                    模組:使用VBA程式語言來發展出架構更複雜、功能更強大的資料庫系統。
3-3Access的群組

利用群組可更方便管理及組織資料庫中的物件,例如將相關的資料表、表單及報表..等,集合到群組中,避免在不同物件式窗間來回切換。

自訂群組將各種物件分門別類存放,如此在操作資料庫時,可依據我們要進行的工作,快速地從相關的群組中找到我們想要的物件。

自訂群組


重新命名


新增群組


要刪除群組,只要按滑鼠右鍵執行"刪除"命令即可。


實力評量

一、選擇題
1.在Access中,所有的資料都是儲存在資料表
2.查詢物件中儲存的就是我們設定"查詢條件"。
3.表單可以製作成各類統計圖、樞紐分析表等。
4.可在模組中儲存VBA程式。
5.群組中看到的只是物間的捷徑。

二、填充題

1.假設我們要建立一個內容為客戶資料的資料庫檔案,首先要做的就是將要儲存的資料依其性質分類,設計出各欄位,例如:姓名、地址、電話...等,將同一列的資料組合,變成一筆完整的紀錄,再將其集合起來,即可稱為客戶資料表

2.在Access的資料庫中,真正儲存資料的地方是資料表,如果想要設立條件來尋找資料,可以建立查詢。另外,我們還可以利用資料庫中的表單來建立一個人性化的操作介面。

3.為了能夠更方便管理及組織資料庫中的物件,我們可以將不同物件集合到群組中,省去逐一尋找的麻煩。

4.我們可以把資料表或查詢中的資料,經過統計、整理或運算後,製作成報表物件列印出來。

5.我們可以利用巨集物件,執行一連串的巨集指令來簡化操作。

6.在Access資料庫中的表單可以將資料數值轉換為各類的統計圖表,而報表物件可列印郵寄標籤。

三、問答題
1.Access資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組等物件。

2.Access則是將所有的物件都存放在同一資料庫檔案中,因此我們稱之為"物件"而非檔案。

第2章 Access 操作環境介紹

2-1啟動Access與開啟舊有的資料庫
啟動ACCESS和開啟既有的資料庫

搶答時間:第3次建立新的資料庫,若採用Access預設的檔案名稱,該資料庫名為Database3

2-2Access的操做環境

主要有功能窗格及功能區兩個部分:

紅色框框:這是快速存取工作列,可以自訂要顯式的項目。
藍色框框:這是標題列,會顯示出您目前操作的資料庫。

搶答時間:
黑色框框:一個資料庫檔案它包含資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組等。(功能窗格)
紫色框框:包含字型區、剪貼簿、檢視、RTF字型、紀錄、排列與篩選、尋找、中文簡繁轉換等功能。

2-3.Access的基本命令操作
功能區的工具鈕是最方便的操作方式,每個按鈕都具有特定的功能,只要按一下某個工具鈕,就可執行該鈕的功能。

搶答時間:分別在功能窗格和功能區按滑鼠右鍵所顯示的命令式不同的(下圖)




2-4Access的檔案格式

Access2007副檔名為".accdb",與過去的".mdb"已經不同,檔案格式也有差異,舊版的Access無法開啟".accdb"的資料庫檔,但Access2007可以使用舊的".mdb"資料庫。其實我們可以改成預設儲存為舊版的Access檔案格式,如下圖..



搶答時間:檔案格式採用Access2000能確保資料在各版本間流通

2-5取得線上輔助說明


2-6結束Access
按視窗右上角的X即可關閉

實力評量

一、選擇題
1.在Access2007中建立的資料庫檔案,期預設的副黨名為"accdb"。(4)
2.按下功能表後,若不想執行任何命令,可按ESC鈕收起功能表。(3)
3.Access的標題列通常會顯示資料庫名稱(1)
4.功能區的功用是集合所有操作命令,以工具鈕型式列出(2)
5.在Access中,若不清楚某個工具鈕的用途時,可利用?鈕(2)
6.Access2007對資料檔案格式相容性最低。(1)

二、填充題
1.(A)快速存取工具列
   (B)標題列
   (C)功能區
   (D)功能窗格
2.Access2007預設採用Access檔案格式,其副檔名為accdb

三、問答題
1.一個資料庫檔案它包含資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組等。(功能窗格)
2.當所有的使用者都已經使用Access 2007,沒有相容性問題。
 全面採用Office 2007,則可藉由Office個軟體的高度整合,提高工作效率。
 需要使用Access 2007的新功能,例如:新的附件資料型態、透過Outlook進行資料蒐集
 的工作、使用Access 2007的線上資料庫範本等。

第1章 認識資料庫系統

1-1.資料庫系統可說是電腦化的資料庫儲存系統,使用者透過各種應用程式來存取其中資料。

它可以分成三部分:資料庫、資料庫管理系統、應用程式

資料庫是儲存資料的地方。一個資料庫系統有很多資料庫,每個資料庫都是經過整理的資料集合。

資料庫管理系統則是管理資料庫的軟體,負責使用者與資料庫之間的溝通。

應用程式是指自行開發的操作介面,提供人性化的操作介面,使每個使用者都能操作複雜的資料庫。

資料庫系統的使用者能分成四種類型:
1.資料庫設計者負責整個資料庫系統的設計,依據使用者需求設計適當的系統來儲存資料,也對使用者的存取權限做適當規畫。

2.資料庫管理者主要工作是維護資料庫的正常運作,監督並記錄資料庫操作狀況,設定資料庫被份的方法及時機,必要時修改各項設定,符合實際需求或提升效率。

3.應用程式設計者負責撰寫使用者操作介面,讓使用者能方便、簡單的介面來使用資料庫。

4.一般使用者只需要操作應用程式來存取資料,不用煩惱資料庫的管理及維護問題。

搶答時間:一個資料庫系統有很多資料庫,而資料庫管理系統能讓使用者與資料庫之間相溝通。

1-2.資料庫儲存架構能分成四種類型:
1.階層式資料庫是採用樹狀的結構,將資料分別儲存在不同階層,對資料描述非常簡單且清楚。

2.網狀式資料庫是階層式的擴充,將每筆記錄想像成節點,節點與節點可建立關聯,習成一個複雜的網狀結構。

3.關聯式資料庫是以2維矩陣來儲存資料,將資料存在多個二維表格,這些表格稱為資料表,然後利用資料表與資料表之間相同欄位關聯,查詢其他表中的相關資料。

4.物件導向式資料庫是以物件導向的方式來設計資料庫,包含物件的屬性、方法、類別及繼承等特性。

搶答時間:1.目前學習Access屬於關聯式資料庫。
                     2.相同類型:Microsoft SQL Server、SyBaseInformixMySQLPostgreSQL

1-3. 資料庫系統的處理架構,常見有4種:

1.單機架構利用一台電腦完成所有工作,包含使用者存取、DBA管理及維護資料庫等。

2.大型主機 / 終端機架構它是由一台大型主機負責儲存及處理資料,所有用戶端僅供操作,優點能完全掌控資源,管理及維護針對主機及可,缺點是使用者增加時,處理工作效率會降低。

3.主從式架構是基於分工原則,利用一台性能強電腦做主機,來維護資料庫及處理使用者的要求,再利用使用者的個人電腦蘭分擔部分主機工作。

4.分散式架構是利用數台資料庫伺服器來分別處理使用者連線,共同分擔使執行效能更佳。

1-4.資料庫管理系統的基本功能:

1.資料定義:DBMS必須能夠充分定義並管理各種類型的資料項目。

2.資料處理:DBMS必須提供使用者對資料庫的存取能力,包含新增、修改、查詢與刪除的基本功能。

3.資料安全:DBMS應該具備設定使用者帳戶、密碼及權限的功能,讓每一使用者只能存取授權範圍內資料,防止機密資料外洩或遭破壞。

4.資料備份:DBMS必須提供方便的資料備份功能,如此資料毀損時,還可還原到備份。

實力評量:
一、選擇題
1.資料庫使用者不是資料庫系統一部分。(3)

2.應用程式設計者負責撰寫使用者操作介面。(3)

3.不需專人管理及維護資料庫不是使用資料庫的優點。(4)

4.關聯式資料庫是利用表格之間關聯來查詢相關資料。(2)

5.大型主機 / 終端機架構它的工作集中由一台大型主機管理。(4)

6.資料庫系統是經過整理好的資料集合,也是儲存資料的地方。(1)

7.儲存資料非資料庫管理系統具備的基本功能。(3)

二、填充題:
1.在資料庫系統的使用者中,通常我們將設計好的資料庫系統交由資料庫管理者管理,而利用資料庫查詢資料的人,我們稱為一般使用者

2.在關聯式資料庫中,我們會將資料儲存在表格,而這些表格稱為資料表。

3.資料庫管理系統為管理資料庫的軟體;而應用程式則為自行開發的操作介面,必須透過前項來存取及管理資料庫內的資料。

4.物件導向式資料庫架構是以物件導向的方式來設計資料庫,其中包含了物件的屬性、方法、類別及繼承等特性。

5.就資料中資料得儲存架構來看,資料庫大致可分哪4種類型:
.階層式資料庫、網狀式資料庫、關聯式資料庫、物件導向式資料庫

三、問答題

1.資料庫系統可說是電腦化的資料庫儲存系統,使用者透過各種應用程式來存取其中資料。
 它可以分成三部分:資料庫、資料庫管理系統、應用程式

2.1.使用電腦化的資料儲存管理,減少人力及空間浪費
   2.迅速、及時地提供使用者所需要的資料
   3.加強資料的保密性及安全性
   4.減少資料的重複性
   5.加強資料的一致性